SKANDALE? – Dessverre er ikke dette første gang vi har saker der journalføring og manglende håndtering av offentlige dokumenter blir kjent, skriver kronikkforfatterne.
SKANDALE? – Dessverre er ikke dette første gang vi har saker der journalføring og manglende håndtering av offentlige dokumenter blir kjent, skriver kronikkforfatterne. Foto: Ruud, Vidar / NTB scanpix

Thorkildsens tabbe er vår felles utfordring

MENINGER

Det er selvsagt oppsiktsvekkende at en byråd i Oslo oppfordrer til å bryte både offentlighetsloven og arkivloven.

debatt
Publisert:

ANJA JERGEL VESTVOLD, styreleder i Norsk Arkivråd
TOM ODDBY, styreleder i Arkivforbundet

Det ble nylig avslørt at byråd Inga Marte Thorkildsen via SMS ba en rektor i Oslo-skolen om å sende innspill via SV, slik at henvendelsen unngikk journalføring. Det er selvsagt oppsiktsvekkende at byråden på denne måten oppfordrer til å bryte både offentlighetsloven og arkivloven. I ytterste konsekvens utfordrer slike holdninger vår evne til å dokumentere viktige transaksjoner og prosesser i forvaltningen, og det minsker innbyggernes muligheter til å kunne kontrollere forvaltningen. Noe som blant annet er kjennetegnet på et godt demokrati. Til syvende og sist skapes det små hull i vår kollektive hukommelse fordi arkivene for ettertiden blir mangelfulle.

Dessverre er ikke dette første gang vi har saker der journalføring og manglende håndtering av offentlige dokumenter blir kjent. Vi husker for eksempel at statsråd Audun Lysbakken måtte trekke seg i 2012, blant annet på grunn av slurv med journalføring av dokumenter i en tildelingssak. Og i fjor ble det forsøkt sendt e-poster fra en lobbyist til daværende fiskeriminister Per Sandbergs private e-postadresse. E-posten ble ikke journalført. Fiskeridepartementet måtte beklage dette, mens Sandberg selv omtalte lovbruddet som en glipp. Alle saker og rapporter gjør at vi på generelt grunnlag er relativt sikre på at det er en rekke e-poster og SMS som ikke blir journalført i offentlig forvaltning. Dette er i siste ledd en demokrati-utfordring.

Vi tror ikke at det skyldes ond vilje at topp-politikere og offentlig forvaltning ikke klarer å etterleve lovverket på området. Men det bør være enkelt: arkivforskriften sier at man skal journalføre alle dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokument, dersom de underlegges saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det betyr at nærmest all dokumentasjon som har betydning for en sak skal journalføres og i etterkant befinne seg i arkivet som dokumentasjon. Enten dokumentasjonen befinner seg nedskrevet på en steintavle, på en post-it-lapp, i en e-post, SMS eller på et brevpapir. Hvor vanskelig kan det være?

Det har vist seg å være en stor utfordring å få til en god og offensiv satsning på arkiv i offentlig sektor. Enten det gjelder utfordringer med journalføring av e-post eller bevaring av digitalt skapte arkiver. Det har i årevis vært skrevet side opp og side ned om utfordringene for digitale arkiv, både i offentlige utredninger og rapporter, og fra våre to interesseorganisasjoner. For få dager siden presenterte riksarkivar Inga Bolstad rikets tilstand på arkiv-området, og det viser seg tilstanden er så dårlig at halvparten av kommunen bryter loven. «Digital informasjon råtner på rot», sies det fra riksarkivaren. Som ledere for interesseorganisasjonene i arkivsektoren svarer vi at det er som forventet. Utfordringene må løses, og de må løses nå. Norge trenger et skikkelig arkiv-løft, med konkrete tiltak både for tekniske løsninger, kompetanse og ressurser.

Et godt arkiv er også et politisk ansvar. Vi utfordrer derfor kulturministeren og hennes fagdepartement, samt politikere på nasjonalt og lokalt nivå, til å prioritere arbeidet med arkivene. Sammen må vi snarest finne gode løsninger for det som skal bli fremtidens historie, nemlig de digitale arkivene. Arkivforbundet og Norsk Arkivråd er som alltid åpne for å bidra med både innsikt i utfordringene og til forslag til løsninger.

Her kan du lese mer om