RISIKO: – Du kan si at det er jo alltid en viss risiko i forhold til å gjøre nye ting. Men det var ikke noe som tilsynelatende var umulig, sier administrerende direktør Rigmor Helene Hansen i Undervisningsbygg. Foto: Trond Solberg, VG

Toppsystem-saken: Erkjente fiasko i 2016 – fortsatte prosjektet

I 2016 erkjente Undervisningsbygg en rekke feil. Likevel ble ikke toppsystem-prosjektet stoppet. Både leverandør og kunde erkjenner at kontrakten burde vært terminert tidligere.

ARTIKKELEN ER OVER ETT ÅR GAMMEL

VG har avslørt at Oslo kommune betalte flere titalls millioner for et fiaskoprosjekt, kalt «Toppsystemet».

Det omfattende driftssystemet for Oslo-skolene skulle sikre lavere drifts- og energikostnader, ved at skolenes tekniske anlegg skulle overvåkes og styres sentralt fra lokalene til Undervisningsbygg på Helsfyr i Oslo.

VG sitter på dokumentasjon som viser at Undervisningsbygg i januar 2016 erkjente at prosjektet var en fiasko.

I en powerpoint-presentasjon med tittelen «Selvransakelse» tar avdelingsledelsen kritikk på flere punkter. Under tittelen «det oppstår noen vanskeligheter», følger en rekke punkter som anskueliggjør problemene.

Her er noen av dem:

  • Det blir vanskelig å lykkes med automatikk og styringssystemer og automatikk i nye og rehabiliterte skoler.
  • Det er lenge en tendens til at [nevner ansatte med et bestemt arbeidsområde i Undervisningsbygg] og prosjektenes automatikkleverandører skylder på hverandre for problemene som oppstår.
  • [Seksjonen] har vært for skråsikre på at ingen feil er begått fra vår side.
les også

Oslo kommune betalte flere titalls millioner for fiaskoprosjekt

På neste side, under tittelen «Mer erkjennelse…», lister ledelsen opp:

  • [Seksjonen] har vært altfor opptatt av å få skoler opp på systemet og få ting til å virke der ute, og for lite opptatt av oppfølging av forholdene rundt sin egen kontrakt med toppsystemleverandøren Hoist Energy.
  • Engasjement i Fagteam, og engasjement rundt problemløsning etter overtagelser har tappet [seksjonen] for ressurser som egentlig skulle bidratt til drift, implementering og oppfølging.
  • Opphoping av uferdige leveranser og leveranser med til dels store utfordringer har lagt ytterligere press på både medarbeiderne i [seksjonen] og toppsystemleverandøren Hoist Energy og dermed gjort arbeidet vanskeligere enn det skulle vært.
  • [Seksjonen] erkjenner at seksjonens egen handlemåte har bidratt til problemene med automatikkleveranser og tekniske anlegg, og at man dermed har skaffet seg ekstra problemer som må løses.

«JÆVLIG DÅRLIG»: Mangeårig vaktmester Steinar Juterud ved Tonsenhagen skole mener Undervisningsbygg ga ham og skolen et «jævlig dårlig anlegg» etter toppsystem-forsøket. Foto: Trond Solberg, VG

Prøver videre

VGs kilder som sitter tett på det kommunale foretaket bekrefter at prosjektet har vært en verkebyll internt i Undervisningsbygg og at konfliktnivået til tider har vært høyt.

Men til tross for en rekke erkjennelser, gir ikke Undervisningsbygg opp toppsystemet i januar 2016. For å forsøke å løse problemene, engasjeres en ny prosjektleder for å «sikre at problemene fra 2014 og 2015 ikke gjentar seg i 2016 og kommende år». Nye veiledere skrives og strukturendringer igangsettes. Man ønsker også å «avvikle uheldige quick-fixes og ad hoc-løsninger som forstyrrer systemene».

Som ledelsen selv skriver: «Selvransakelse og vilje til å rette opp sine feil er på plass.»

I juni samme år, skriver Undervisningsbygg i en e-post til leverandøren at de ikke ønsker å «brenne mer krutt» på implementering av toppsystemet og at prosessen skal stanses.

I et styremøte samme måned orienterer også administrerende direktør om problemene:

«Det er avdekket mangler i leveransen for toppstyringssystemet. Kontrakt og leveranse er gjennomgått. Det er uenighet med leverandøren om kvalitet og innhold i leveransen. Oppfølging av prosjektet videreføres og en begynner å få en helhetlig oversikt over status og nødvendige tiltak. Alt arbeid med toppstyringssystemet er nå stoppet (...)».

I mars 2017 ble toppsystem-avtalen formelt avsluttet.

Sentral styring og kontroll med varme og ventilasjon skulle sørge for reduserte energikostnader. Her viser daværende serviceingeniør Lars Martin Asmyhr hvordan det tekniske ville se ut med og uten toppsystem.

Foto: Faksimile fra intern presentasjon, november 2014.

Enige om for sen terminering

Både Undervisningsbygg og leverandør EM Systemer erkjenner at kontrakten burde ha vært terminert tidligere.

– Ja, når man kan være etterpåklok, så ja, det kan tenkes at man kunne ha terminert det tidligere, sier administrerende direktør i Undervisningsbygg Rigmor Helene Hansen, men vil ikke anslå noe tidspunkt.

– I 2015 burde man tatt en status på dette, mener Øyvin Wold, daglig leder i EM Systemer i Bergen.

Han mener det er flere grunner til at det gikk galt, men at problemene hovedsakelig skyldtes dårlig prosjektledelse og prosjektorganisasjon i Undervisningsbygg.

Hansen har erkjent at Undervisningsbygg «ikke satt på tilstrekkelig kompetanse eller ressurser internt for å følge opp prosjektet på en god nok måte fra start» og at prosjektet ikke gikk som planlagt.

– I starten fungerte dette her helt fint, når man hadde få skoler, men etter hvert som vi fikk mange skoler inn, så vi jo at dette systemet ikke håndterte akkurat den funksjonen som var etterspurt, sier hun til VG.

Direktøren mener leverandøren ikke hadde den kompetansen og ressursene som skulle til for å lykkes med toppsystemet, noe Wold er uenig i.

Hoist Group, som eide EM Systemer under toppsystem-feiden, ønsker ikke å kommentere saken. Norgessjef Christin Grevstad Thielemann henviser til EM Systemer.

SENTRALEN: Undervisningsbyggs lokaler på Helsfyr i Oslo. Herfra skulle toppsystemet kunne snakke med komponenter på alle Osloskolene, hvis prosjektet hadde gått som planlagt. Foto: Trond Solberg, VG

Kommersielt samarbeid: Rabattkoder