Jørn Kippersund holder til daglig foredrag og kurs om hvordan du får og holder kontroll over innboksen din. Han mener det er to enkle tips du burde følge hvis man ønsker å ryddet opp i filene på datamaskinen. 

Mistet oversikten? Slik får du orden i innboksen

Det første tipset er at du ikke skal tenke lagring på selve maskinen, men heller ta i bruk skytjenester. De vanligste skytjeneste for lagring er Dropbox, Google Drive, iCloud, SugarSync og Jotta Cloud. 

– Den viktigste er å sikre at du til en hver tid har «back-up» av alt du jobber med. Ditt viktigste arbeid er som regel det du har holdt på med siste syv dagene. Om du selv må passe på å ta sikkerhetskopi er det stor sannsynlighet for at du går på en smell om dataen krasjer eller blir stjålet, sier Kippersund.

Han mener du også ved å bruke en skytjeneste vil bli mer observant på hvordan du organiserer filene dine. 

– Når du har dokumentene dine i en skytjeneste blir du godt kjent med din egen mappestruktur, slik at den forblir den samme. Også om du skulle bytter datamaskin.

ALT I SYSTEM: Jørn Kippersund kommer med gode tips til hvordan du kan rydde opp på maskinen din. FOTO: LINE SJØHELLE

Det andre tipset er å være bevisst hver gang du gir navn til et nytt dokument.

– Uansett hvordan du organiserer mappene dine, er sannsynligheten stor for at du i fremtiden tenker på hva det var du skulle finne og ikke hvor det ligger og at du dermed søker etter dokumentet i stedet for å bla i mappene dine.

Les også: De viktigste forskjellene mellom PC og Mac

Lagrings-eksperten mener du ikke skal være redd for å gi filene for lange navn.

– Nøkkelen til å finne dokumentet ved søk i fremtiden, er å gi det et godt navn nå som forteller tydelig hva dokumentet inneholder. Det er mye bedre med «Klasseliste Enga skole 5. klasse 2016-2017» enn «Klasseliste».

Filnavnet er viktig

Han anbefaler å gjøre systemet enkelt og alltid ha en overordnet mappe du kan legge dokumenter som ikke passer noe annet sted. 

– Arkivsystem stopper ofte opp fordi folk tenker de må finne et helt spesifikt riktig sted å gjøre av ting, og det er ikke alltid så lett. Om man er flink med navngivningen på dokumentet, er det ikke så nøye med hvor man legger det.

Å merke mapper med farge mener Kippersund fort kan ende i kaos og er vanskelig å følge opp i praksis. 

ARKIVTIPS: Et smart tips er å kategorisere bildene dine etter årstall. FOTO: SKJERMDUMP

– Årstall og eventuelt månedens nummer i starten av mappenavnet, som ved bildelagring, fungerer for tidsavgrensede prosjekt. Forøvrig bør navnet gis slik at det viktigste kommer først, men at mappenavnet forteller hva innholdet er.

Les også: Slik trekker du tilbake en feilsendt e-post

– Men hva gjør man med alle dokumentene som allerede ligger på maskinen?

– Søk etter «alle dokument», merk alle og putt dem en mappe du kan kalle “gamle dokument” i den overordnede mappen.

SLETT: Skrivebordet og nedlastningsmappen burde fungere som midlertidig lagringsplass. FOTO: SKJERMDUMP

Slett filer underveis

Mange sliter også med at skrivebordet blir en dumpingplass for alle slags mulige filer. Kippersund anbefaler at man kun bruker skrivebordet på maskinen til pågående prosjekter, da disse filene mest sannsynlig skal slettes i etterkant. 

–Det er også greit å ha et sted å oppbevare kladder og ikke endelige utgaver av dokumenter. Da er det lettere intuitivt å forstå at det kan og bør slettes når de ligger på skrivebordet. Om du finner ting du vil ta vare på for godt, bør det inn i ditt overordnede arkiv. Men husk at også skrivebordet bør lagres til skytjenesten som en del av dine «back-up»-rutiner.

Fikk du med deg denne? Slik overlever du i et bråkete kontorlandskap

Det samme gjelder nedlastningsmappen. Her samles alt du har lastet ned fra Internett seg, og det er derfor lett å miste oversikten.

– Man bør se på den mappen som et midlertid arbeidssted, på linje med skrivebordet. Ting bør fjernes derfra etterhvert. Mye skal slettes. Det som skal tas vare på bør flyttes til den generelle arkivmappen, avslutter Kippersund.

Annonse

Komplett Club

Få 100 kr i velkomstgave! Bli medlem i vår nye kundeklubb og få poeng når du handler på Komplett.no. Poengene gir deg tilgang til ulike typer fordeler som rabatter, fri frakt og muligheten til å bli VIP-medlem. Medlemskapet er gratis.