Powerpoint-presentasjonen som holder folk våkne

GJØR DET RIKTIG: Å holde en PowerPoint-presentasjon byr på mange fallgruver. Foto:

Microsoft PowerPoint er både en velsignelse og en forbannelse for forretningsfolk, akademikere, analytikere, saksbehandlere, studenter og mediefolk. Og sikkert for mange andre yrkesgrupper og profesjoner også.

En velsignelse, fordi programmet gjør det så lett å lage visuell støtte til et foredrag, med umiddelbar klargjøring av for- og motargumenter. En forbannelse, fordi programmet er blitt en sovepute for skrivingen av det gode foredraget - eller fordi det forstyrrer det gode foredraget.

LES OGSÅ:10 brukertips for PowerPoint 2007
LES OGSÅ:Slakter bruken av PowerPoint

Noen lager spennende presentasjoner som trollbinder tilhørerne - gang på gang. Andre har kjørt seg fast i et spor og skjønner ikke hvorfor tilhørerne alltid sovner. Og noen får angstfornemmelser fordi det er så lenge siden sist at de ikke husker hvordan man bruker PowerPoint.

Her er 10 tips som kan hjelpe deg til å lage bedre og mer effektive presentasjoner.

1. Bruk få ord
Det er ikke noe galt i å bruke mange ord. Vi har ingenting imot å høre på folk som snakker fort og mye, så sant det er mening i det de sier. Som presentatør eller foredragsholder kan du gjerne eksponere ordrikdom. Men gjør det muntlig. Presentasjonen bak deg, på lerretet eller storskjermen, skal bare understøtte det du sier, ikke konkurrere med det.

Derfor bør du bruke så få ord som mulig i selve presentasjonen. En liste med punkter («bullets») foran hver linje gjør det lettere å frigjøre seg fra lange setninger og i stedet bare bruke stikkord.

2. Skap visuelt velvære
Det er viktig å velge fargekombinasjoner med tekst og bakgrunn som passer bra sammen. Ut fra hensynet til lesbarhet er hvit eller gul tekst mot blå bakgrunn blitt en favoritt.

Men hva er best - lys tekst mot mørk bakgrunn, eller mørk tekst mot lys bakgrunn? På papir foretrekker vi jo sort tekst på hvitt papir.
Det avhenger ofte av belysningen i rommet. Når man viser presentasjonen i dempet belysning, er mørk bakgrunn best, fordi lys bakgrunn kan gi for stor kontrast til omgivelsene og dermed være ubehagelig for øynene. Omvendt vil lys bakgrunn passe best når presentasjonen vises i et godt opplyst rom, hvilket normalt vil si et profesjonelt konferanserom med lyssterk projektor.

LES OGSÅ:Fem fete fargebomber

3. Tilpass presentasjonen til mottakerne
Skal presentasjoner være enkle eller kompliserte - og dermed imponerende? PowerPoint blir stadig videreutviklet og tilbyr flere og flere effekter, og fra tredjeparter får du kjøpt tusenvis av designmaler.

Dessuten kan man få tilleggsprogrammer som gjør PowerPoint-presentasjonene enda mer avanserte, med bevegelig grafikk, gjennomsiktige elementer og innfløkte overgangseffekter. Dagens tv-grafikk inspirerer. Gir dette bedre og mer spennende presentasjoner, eller drukner budskapet? Her strides både brukere, leverandører og de lærde.

Svaret avhenger av mange forhold. Hvem er målgruppen? Hva er budskapet? Hva slags sammenheng skal presentasjonen gjøres i?

LES OGSÅ:- Kvitt deg med Powerpoint

4. Bruk moderate effekter
Det er enklere enn noensinne å pøse på med grafikk og illustrasjoner i PowerPoint-presentasjoner. Etter å ha installert Microsoft Office har du et stort utvalg symboler, tegninger, rammer osv. liggende på pc-en din. I tillegg har PowerPoint link direkte til Microsoft OfficeOnline, med enda flere illustrasjoner. Og i disse digitalfoto-tider har jo alle et vell av egne bilder liggende på pc-en, så det er nok å ta av hvis man vil lage imponerende, visuelle effekter.

Men husk at det er med illustrasjoner som med andre effekter: De virker best hvis bruken er moderat.

5. Lær deg bildekomprimering
Det er pinlig, også for tilhørerne, å oppleve at presentasjoner krasjer eller plutselig begynner å bevege seg langsomt, som om noen har tømt sirup i pc-en. Selv om dagens pc-er håndterer tung grafikk uten særlige problemer, er det lurt å gjøre grafikken i presentasjonen så enkel og smidig som mulig. Det innebærer først og fremst at man må være bevisst på komprimering og forenkling av fotografier og video.

Dersom utgangspunktet er et 20-megabyte tiff-bilde, gjør du klokt i å konvertere det til jpeg-format, og helst ta det ned i bildestørrelse også. Originalfilen egner seg sikkert godt til å skrives ut på papir i både A4- og A3-størrelse, men til visning på skjerm eller via projektor holder det med mye lavere oppløsning og bildestørrelse.

6. Bruk enkle grafer
De fleste forretningspresentasjoner inneholder grafiske fremstillinger. Alle bedrifter med respekt for seg selv vil gjerne vise hvor mye de har vokst de siste årene. Grafer inngår derfor som en naturlig del av de innledende lysbildene i en presentasjon.

Men velg dine grafer med omhu. De er et fint virkemiddel til å vise trender og endringer, men bare så lenge de er enkle og inneholder færrest mulig forklaringer og definisjoner.

7. Med ryggen mot presentasjonen
Noe av det mest patetiske som finnes, er foredragsholdere som står med ryggen mot tilhørerne og leser høyt fra sin egen tekst-overfylte presentasjon på lerretet eller storskjermen.

Ideelt sett bør man kjøre en toskjermsløsning der man selv ser presentasjonen på sin egen bærbare pc mens man står med ansiktet mot tilhørerne og ryggen mot lerretet. Med en slik løsning kan man dessuten legge opp ulik visning på lerretet og på pc-skjermen, der sistnevnte kan vise notater og stikkord som bare foredragsholderen ser, eller en miniatyr av det neste lysbildet, slik at man er forberedt på hva som kommer.

8. Tre ganger tre
3 x 3 er en praktisk og klassisk tommelfingerregel for foredragsholdere. Den går ut på at du konsentrer deg om maksimalt tre hovedpoeng i foredraget - og banker dem inn tre ganger. Ikke minst konklusjonen må være klar på disse tre poengene.

Faktum er at folk flest ikke er i stand til huske mer enn noen få hovedpoeng eller budskap fra en presentasjon, og i stedet for å drukne tilhørerne i poeng de ikke husker, er det bedre å bruke foredrag til å hamre inn tre hovedpoeng - på en så grundig måte at de garantert husker disse poengene, i hvert fall.

9. Ha noe i bakhånden
En foredragsholder vil helst kjøre gjennom presentasjonen slik han eller hun har designet og planlagt den. Men tilhørerne tillater ikke alltid det. Tvert imot er det ofte en eller annen ekstra kritisk eller oppmerksom person til stede som avbryter foredrag med spørsmål og kommentarer.

Den erfarne foredragsholder har en sjette sans for hvor spørsmålene pleier å komme og imponerer med å ha noen ekstra lysbilder i bakhånden - lysbilder som ellers ikke ville blitt vist, men som man nå henter opp for å demonstrere at dette spørsmålet eller denne motforestillingen hadde man naturligvis tenkt på.

10. Det aller viktigste: Generalprøven
Les hele artikkelen, og få flere nyttige PowerPoint-tips hos PC World.

• Del på Facebook
• Legg til på Nettby
• Tips en venn

• Utskriftsvennlig versjon i samarbeid med: